Die Projektvorlagen enthalten alle Bausteine, die für die Erfassung eines Projektdokuments erforderlich sind + individuelle Texte und Gestaltungselemente entsprechend des eigenen Firmen-CIs.

Welche Projektvorlage standardmäßig für die einzelnen Projekt-Typen verwendet werden soll, wird nach der Erstellung der Vorlage in den Programmeinstellungen / Projektdokumente definiert. Im Projekt selbst kann jederzeit auf eine andere Vorlage gewechselt werden. So können z.B. 2 Vorlagen für Angebote erstellt werden, eine mit Briefkopfdetails für den Versand des Dokuments per PDF und eine ohne Briefkopfdetails für den Druck auf Firmenpapier.

 

Neuanlage einer Projektvorlage

Zur Neuanlage einer Projektvorlage ist das Verzeichnis Projektvorlagen zu markieren und über den Button  die neue Vorlage anzulegen.

 

Neuanlage einer Projektvorlage

 

Nach Eingabe eines eindeutigen Namens für die Projektvorlage startet der Texteditor mit einem leeren Blatt.

Zunächst sollte über die Seiteneinrichtungs-Optionen die generelle Seiten-Formatierung eingestellt werden, z.B. Ausrichtung, Ränder, Kopf- und Fußzeile, etc.

 

Optionen zum Einrichten der Seite

 

Anschließend sind die Mindestangaben des Dokuments aus den Bausteinen auszuwählen.

Dazu zählen:

Platzhalter – Werte einzelner Datenbankfelder

Positionen – Platzhaltergruppen zur Eingabe der Projektpositionen

 

Platzhalter

Projektdokumente enthalten allgemeine Platzhalter, wie z.B. die Anschrift des Kontakts, an den das Dokument gerichtet ist, Angaben zum internen Bearbeiter, etc.

Diese Platzhalter werden über den Button  aufgerufen und es wird der benötigte aus den verfügbaren Einträgen ausgewählt.

Dabei wird zwischen den folgenden verschiedenen Typen unterschieden:

Platzhalter	Felder bzw. eine Summe von Feldern, die bereits besonders formatiert sind, z.B. die gesamte Kundenanschrift, statt der Einzelfelder
Datenbankfelder	Die einzelnen Tabellenfelder, in exakt der Form, wie sie in der Datenbank gespeichert sind
Benutzerfelder	Freie Zusatzfelder zu einer Position oder dem jeweils geöffnetem Projekt. Notation: „PRJ:Feldname“ bzw. „POS:Feldname“
Stücklistenauswertung	Über Stücklistenauswertungen können individuelle Berechnungen aus Stücklisten eingefügt werden. Im darunter liegenden Feld ist die Formel direkt einzutragen
(Stücklisten)bilder	In das Projektdokument können Bilder aus den Programmeinstellungen (Logo) und Artikelbilder eingefügt werden. Dafür ist im Textfeld der Name des Bildes oder Bildskriptes einzutragen. Mit dem Parameter „;s=0,5“ wird das Bild skaliert auf 50% in das Dokument eingesetzt.
Freie Texte	In den freien Texten werden wiederkehrende Texte gespeichert, die über F3 an beliebiger Stelle in Projektdokumenten verwendet werden können. Über den Platzhalter „Freie Texte“ können die Texte schon standardmäßig auf der Vorlage hinterlegt werden. Damit können z.B. Betriebsferien angekündigt werden, ohne auf jeder einzelnen Vorlage den kompletten Text zu hinterlegen und später wieder ändern zu müssen. Die Platzhalter der freien Texte können einfach aus einer Liste ausgewählt werden.
Skripte	Über Skripte können individuelle Berechnungen, Textgruppen, Bilder etc. mit Abhängigkeiten eingefügt werden. Im darunterliegenden Feld ist der Name des Skripts einzutragen. Das Skript selbst wird im Skriptmodul gespeichert. Für jede Ausgabe eines Skripts kann festgelegt werden, ob sie statisch erfolgen soll oder ob die Werte sich abhängig von den referenzierten Feldern und Aktionen ändern sollen. Beispielanwendungen: 1. Abhängig von der Ausgabe des Dokuments (z.B. Druck auf Briefbogen oder direkter EMail-Versand) werden Textblöcke (Fußzeile) und Logos (Briefkopf) eingefügt oder ausgeblendet 2. Texte mit Zahlungsbedingungen werden abhängig von einzelnen Konditionen aufgedruckt. Skripte – Text Fügt das Ergebnis des Skripts als plain Text ohne Formatierungen ein. Skripte – Bilder Als Ergebnis des Skripts wird ein Bild erwartet. Skripte – RTF Fügt das Ergebnis des Skripts als Text mit Formatierungen ein.

 

Auswahl eines Platzhalters zur Verwendung auf der Projektvorlage

Die Platzhalter können über die Vorauswahl „Formatierung“ beliebig formatiert werden.
Diese Formatierungsbeispiele können in dem darunterliegenden Textfeld angepasst werden.
Das Formatierungstextfeld dient auch der Definition festgelegter Formatierungen und Berechnungen.

z.B.

Eingabe	Ausgabe
+2	Addiert einem Platzhalter mit Zahlenwert 2 hinzu, z.B. einem Datum 2 Tage
Zeile1	Fügt von einem mehrzeiligen Textfeld nur die 1. Zeile ein. (gleichlautend für Zeile2, Zeile3,…)
Zeile2ff	Fügt von einem mehrzeiligen Textfeld die 2. und alle folgenden Zeilen ein.
…{0}…	Stellt dem ausgegebenen Wert eines Platzhalters weiteren Text vor- oder hintenan. {0} steht dabei für den Wert; statt der Punkte wird der gewünschte Text eingegeben.

 

Die Platzhalter werden auf den Dokumenten in geschweiften Klammern dargestellt. Per Doppelklick auf einen einzelnen Platzhalter kann dieser über die Platzhalterauswahl geändert werden.

 

Beispiel Grundgerüst allgemeine Daten auf einem Projektdokument

 

Positionen

Positionen sind eine Gruppe von Positionsplatzhaltern, die die Artikeldetails in den Projektdokumenten aufnehmen. Die Positionstabelle startet mit dem Tabellenkopf. Schon hier ist die Struktur der Positionsliste zu definieren, also welche Spalten enthalten sein sollen. Zusätzliche Spalten können über die Tabellenkonfiguration in der Symbolleiste hinzugefügt werden. Die Spaltenbezeichnungen können frei gewählt werden. Auch im Nachhinein können der Tabelle noch Spalten hinzugefügt werden, allerdings nur mit Einschränkungen, z.B. nicht wenn verbundene Zellen in der Tabelle enthalten sind.

 

Eine neue Position wird über den Button  eingefügt. Aus der Auswahl wird der entsprechende Positionstyp ausgewählt und eingesetzt.

 

Einfügen der Positionsplatzhalter in eine Projektvorlage

 

Definierter Tabellenkopf einer Projektvorlage

 

Die weiteren Positionen werden nach entsprechender Auswahl automatisch unterhalb des Tabellenheaders eingefügt und enthalten die gleiche Anzahl an Spalten, sowie vordefinierte Platzhalter, wie Artikeltexte und Preise.

 

Basis Positionensatz einer Projektvorlage

 

Den einzelnen Positionen können weitere Details über Positionsplatzhalter hinzugefügt werden. Ein neuer Positionsplatzhalter wird über den Button  eingefügt. Bei der Auswahl des gewünschten Platzhalters helfen Tooltips, also Kurzbeschreibungen, die angezeigt werden, wenn der Mauszeiger auf den jeweiligen Platzhalter zeigt. Im rechten Bereich der Platzhalterauswahl können einzelne Positionen auch abweichend formatiert werden. Die Checkbox „Texteingabe gesperrt“ bestimmt, ob im Projekt die entsprechenden Werte überschrieben werden können sollen oder nicht.

 

Platzhalteroptionen

 

Spezielle Platzhalter – (Stücklisten-)Bilder

Über die Platzhalter können auch Bilder, die in der Datenbank gespeichert sind oder über Bildskripte erstellt werden, in Projektdokumente eingefügt werden. Allgemeine Bildplatzhalter können an beliebiger Stelle in der Projektvorlage eingesetzt werden, z.B. das Firmenlogo in der Kopfzeile des Dokuments. Diese allgemeinen Bildplatzhalter werden aus den Programmeinstellungen / Logo entnommen.

Zum Einfügen eines Bildplatzhalters über den Button  ist im erscheinenden Dialog über die Auswahlliste „Herkunft“ der Eintrag „Stücklistenbilder“ auszuwählen und der Name des Bildes im darunterliegenden Textfeld einzusetzen.

 

Einfügen eines Bildplatzhalters

 

Bildplatzhalter auf einer Projektvorlage

 

Innerhalb der Positionen können Artikelbilder oder Bildskripte (aus Stücklisten) angezeigt werden. Die Artikelbilder werden über ihren Dateinamen, mit dem sie in der Datenbank gespeichert sind, eingefügt, die Bildskripte mit dem Namen, unter dem sie angelegt wurden. Soll in den Positionen generell das beim Artikel gespeicherte Standardbild eingesetzt werden, so wird ein Bildplatzhalter ohne Bildnamen eingefügt. Entsprechend des verfügbaren Platzes können die Bilder auch skaliert werden durch Hinzufügen des Parameters „;s=n“. „n“ steht dabei für den Skalierungswert, der als Dezimalzahl einzufügen ist – zB. ;s=0,5 für 50%.

 

Skalierung eines Bildplatzhalters

 

Skalierter Bildplatzhalter auf einer Projektvorlage

 

Spezielle Platzhalter – Stücklistenauswertung

Über die Stücklistenauswertungen können Werte in Variablen innerhalb der Positionen ausgewertet werden. In der Platzhalterauswahl wird der Eintrag Stücklistenauswertung gewählt und es wird im Textfeld darunter die entsprechende Variable eingetragen, die auf den Dokumenten gedruckt werden soll, z.B. jum.m für die Menge, jum.x für die Breite,…

 

Einfügen eines Platzhalters mit Stücklistenauswertung

 

Hier sind auch Berechnungen aus verschiedenen Variablen möglich, zB. jum.x*jum.y/10000 für die Flächenberechnung.

 

Berechnung innerhalb eines Platzhalters

 

Spezielle Platzhalter – Skripte

Ein weiterer Platzhaltertyp sind Skripte. Dies sind kleine eigene Formeln, Bedingungen, etc., mit denen Auswertungen zum Projekt oder zugewiesenen Kontakt erstellt werden können. Das Ergebnis wird über den Platzhalter in das Projektdokument eingefügt.

Dies kann zB. für die automatische Erstellung von Zahlungsbedingungstexten basierend auf den im Projekt hinterlegten Fristen genutzt werden.

Das Skript selbst wird im Modul Skripte verwaltet. Dort ist das Skript in der Rubrik Textbausteine anzulegen. Im Projektdokument wird das Skript über die Platzhalter-Auswahl Skripte („Skripte – Text“ für einfachen Text, „Skripte – Bilder“ für Bilder, „Skripte – RTF“ für formatierten Text) und durch Eintragen des Skriptnamens im darunterliegenden Feld eingefügt.

 

Einfügen eines per Skript befüllten Platzhalters

 

Seitensummen / Übertrag

Die Positionen in einem Projektdokument werden in einer fortlaufenden Tabelle mit anschließendem Summenblock eingefügt.

Diese Tabelle kann sich über mehrere Seiten erstrecken.

 

Um auf den einzelnen Seiten Seitensummen, also einen Übertrag einzufügen, werden diverse Platzhalter bereitgestellt.

Platziert in einem wiederholbaren Textfeld geben sie die enstprechenden Summen aus.

 

Die wiederholbaren Textfelder sind auf der Projektvorlage jeweils außerhalb des Haupt-Druckbereichs schwebend über den Kopf- und Fußzeilen einzufügen.

Innerhalb der Kopf- und Fußzeilen ist an dieser Stelle ausreichend Freiraum einzuplanen, damit Inhalte nicht überlagert werden.

 

Wiederholbare Textfelder mit Seitensummen

 

 

Die folgenden Platzhalter stehen zur Verfügung:

Für Verkaufsdokumente

Seite_BruttoEUR	Brutto Gesamtsumme der Positionen der aktuellen Seite
Seite_MWStEUR	Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer der aktuellen Seite (halb + voll)
Seite_MWStHalbBetragEUR	Gesamtbetrag der halben Mehrwertsteuer der aktuellen Seite
Seite_MWStVollBetragEUR	Gesamtbetrag der vollen Mehrwertsteuer der aktuellen Seite
Seite_NettoEUR	Netto Gesamtsumme der Positionen der aktuellen Seite
SeitenSumme_BruttoEUR	Brutto Gesamtsumme der Positionen aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen
SeitenSumme_MWStEUR	Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen (halb + voll)
SeitenSumme_MWStHalbBetragEUR	Gesamtbetrag der halben Mehrwertsteuer aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen
SeitenSumme_MWStVollBetragEUR	Gesamtbetrag der vollen Mehrwertsteuer aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen
SeitenSumme_NettoEUR	Netto Gesamtsumme der Positionen aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen
VorSeite_BruttoEUR	Brutto Gesamtsumme der Positionen der vorherigen Seite
VorSeite_MWStEUR	Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer der vorherigen Seite (halb + voll)
VorSeite_MWStHalbBetragEUR	Gesamtbetrag der halben Mehrwertsteuer der vorherigen Seite
VorSeite_MWStVollBetragEUR	Gesamtbetrag der vollen Mehrwertsteuer der vorherigen Seite
VorSeite_NettoEUR	Netto Gesamtsumme der Positionen der vorherigen Seite
VorSeitenSumme_BruttoEUR	Brutto Gesamtsumme der Positionen aller vorherigen Seiten
VorSeitenSumme_MWStEUR	Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer aller vorherigen Seiten (halb + voll)
VorSeitenSumme_MWStHalbBetragEUR	Gesamtbetrag der halben Mehrwertsteuer aller vorherigen Seiten
VorSeitenSumme_MWStVollBetragEUR	Gesamtbetrag der vollen Mehrwertsteuer aller vorherigen Seiten
VorSeitenSumme_NettoEUR	Netto Gesamtsumme der Positionen aller vorherigen Seiten

 

Für Einkaufsdokumente

Seite_EinkaufBruttoEUR	Brutto Gesamtsumme der Positionen der aktuellen Seite (Einkaufspreise)
Seite_EinkaufEUR	Netto Gesamtsumme der Positionen der aktuellen Seite (Einkaufspreise)
SeitenSumme_EinkaufBruttoEUR	Brutto Gesamtsumme der Positionen aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen (Einkaufspreise)
SeitenSumme_EinkaufEUR	Netto Gesamtsumme der Positionen aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen (Einkaufspreise)
VorSeite_EinkaufBruttoEUR	Brutto Gesamtsumme der Positionen der vorherigen Seite (Einkaufspreise)
VorSeite_EinkaufEUR	Netto Gesamtsumme der Positionen der vorherigen Seite (Einkaufspreise)
VorSeitenSumme_EinkaufBruttoEUR	Brutto Gesamtsumme der Positionen aller vorherigen Seiten (Einkaufspreise)
VorSeitenSumme_EinkaufEUR	Netto Gesamtsumme der Positionen aller vorherigen Seiten (Einkaufspreise)

 

Aufgelöste Seitensummen auf einem Projektdokument

 

Einfügen eines Barcodes mit Platzhalter

Über die Icon-Leiste kann mit Hilfe des Buttons  ein Barcode der Projektvorlage hinzugefügt werden.

Der Barcode kann über das Kontextmenü (Rechtsklick auf den Barcode) formatiert werden.

 

Kontextmenü des Barcodes

 

 

Im erscheinenden Fenster werden neben Layout und Größe auch der Typ / die Kodierung definiert.

 

Konfiguration des Barcodes

 

Anschließend wird der markierte Barcode per Doppelklick mit den gewünschten Daten verknüpft.

 

Verknüpfung des Barcodes mit einem Platzhalter

 

Aufgelöster Platzhalter Barcode im Projekt