Um die Datenbankgröße von langjährig im Einsatz befindlichen Datenbanken zu reduzieren, wurde ein Modul geschaffen, mit dem ein Administrator planmäßig und gesammelt nicht mehr benötigte Datensätze entfernen kann.

Das Modul ist über das Hauptmenü / System zu erreichen und ist über das Benutzerrecht „[940000] Datenreorganisation – Modulzugriff“ abgesichert.

Für die Nutzung des Moduls ist keine extra Lizenz erforderlich.

 

Allgemeine Voreinstellungen

In den Programmeinstellungen / Datenoptimierung wird definiert, wie die Datenbankgröße grundsätzlich gering gehalten werden kann.

Die dort gewählten Optionen für das Archivieren und Löschen werden ebenso bei der Durchführung einer Datenreorganisation berücksichtigt.

 

Listenansicht

In der Listenansicht werden alle geplanten und ausgeführten Datenreorganisationen aufgelistet.

Mit Doppelklick auf einen Eintrag wird dessen Detailansicht mit den gespeicherten Einstellungen geladen.

 

Die Listenansicht der Datenreorganisation

 

In der Listenansicht stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung

 

	Alle Datensätze anzeigen
	Die angezeigten Datensätze auf die ausgewählten beschränke
	Eine neue Datenreorganisation konfigurieren
	Die Einstellungen einer bestehenden Datenreorganisation kopieren
	Den markierten Eintrag löschen
	Das Modul beenden.

 

Die Liste kann nach Datum ab und Datum bis gefiltert werden.

 

Funktionen in der Detailansicht

Über die Icon-Leiste stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

	Über Varianten bearbeiten werden für die markierten Projektdokumente die Parameter gesammelt bearbeitet. Es öffnet der Dialog zum Setzen der Parameter. Dabei können nur Projektdokumente mit demselben Status gemeinsam bearbeitet werden.
	Die Einstellungen werden für eine spätere Verwendung in einer XML gespeichert.
	Über den Button können früher gespeicherte Einstellungen geladen werden.
	Schließt das Modul
	Simuliert die Datenreorganisation und listet auf, wie viele Datensätze mit den aktuellen Einstellungen jeweils archiviert / gelöscht werden.
	Führt die Reorganisation mit den gesetzten Parametern aus.
	Speichert das Ergebnis der Reorganisation in einem Log auf der Festplatte.
Bindung an Datum	Auswahl, welches Projekt-Datum ausschlaggebend für das Archivieren / Löschen eines Projektdokuments sein soll.

 

Einstellungen einer Datenreorganisation

 

In der Liste der Projektdokumente werden alle (jemals) konfigurierten und verwendeten (auch umbenannten) Projektdokument-Typen aufgelistet.

Für jeden Projektdokument-Typ kann individuell bestimmt werden, von welchem Zeitpunkt / ab welcher Anzahl Tagen rückwirkend die Projektdokumente archiviert / gelöscht werden sollen.

Die Parameter der Projektdokumente werden für ein einzelnes Projektdokument per Doppelklick auf das Projektdokument bearbeitet.

Es öffnet der Dialog zum Setzen der Parameter.

 

Parameter für das Reorganisieren der Projektdokumente

 

Status	schreibgeschütztes Textfeld	Status des Projekttyps
Dokumentenbezeichnung	schreibgeschütztes Textfeld	Dokumentenbezeichnung; kann im Projekt überschrieben worden sein
Dokumente älter als … Tage archivieren	Datumsauswahl und numerisches Feld	Dokumente vor dem gewählten Datum oder älter als die angegebenen Tage werden archiviert. Wird ein Datum gesetzt, so wird die Anzahl der Tage automatisch ermittelt und andersrum.
Dokumente älter als … Tage löschen	Datumsauswahl und numerisches Feld	Dokumente vor dem gewählten Datum oder älter als die angegebenen Tage werden gelöscht. Wird ein Datum gesetzt, so wird die Anzahl der Tage automatisch ermittelt und andersrum.

 

Die Parameter können auch für eine Auswahl an Projektdokument-Typen einheitlich gesetzt werden.

Dazu werden die gewünschten Projektdokumente markiert, und über den Button  „Varianten bearbeiten“ werden die Parameter definiert.

 

Neben den Projektdokumenten können weitere Daten über die Reorganisation gelöscht werden.

Durch diverse Löschvorgänge können verwaiste Objekte in der Datenbank zurückbleiben, die hier extra entfernt werden können.

Dazu gehören:

 

• Reservierungen, deren Positionszuweisungen fehlen
• Offene Bestellungen, deren Positionszuweisungen fehlen
• Benutzerfelder, deren verknüpfte Datensätze gelöscht wurden

 

Aus den Modulen Eingangsbelege / Zahlungen können

• Eingangsbelege (inkl. Belegzuordnungen)
• verwaiste SEPA-Datensätze und
• Zahlungen

jeweils älter als ein gewähltes Datum gelöscht werden.

 

Alte Lagerbewegungen können komprimiert oder gelöscht werden.

Beim Komprimieren werden die Buchungen monatsweise zusammengefasst.

Einträge in der Mietartikelhistorie können ab gewähltem Datum gelöscht werden.

 

 

 

Beim Archivieren von Projektzeiten werden anhängende Dateianlagen gelöscht, sofern dies in den Programmeinstellungen / Datenoptimierung konfiguriert ist.

Projektzeiten können auch komplett gelöscht werden, genau wie die Projektzeiten-Kommissionen.

 

Sämtliche Archivierungs-, Komprimierungs- und Löschvorgänge der Datenreorganisation richten sich nach dem gewählen Datum unter „Bindung an Datum“ im Block „Vorschau / Log“.

 

Vorschau / Log

Über den Button  „Vorschau“ in der Icon-Leiste kann die Reorganisation simuliert werden.

Es wird aufgelistet, wie viele Projekte / Datensätze von den einzelnen Konfigurationen betroffen sind.

Nach der Ausführung der Reorganisation wird hier ein Log geschrieben, das die Parameter und die Ergebnismengen enthält.

 

Log einer ausgeführten Datenreorganisation