SEPA ist das Projekt zur Vereinheitlichung von bargeldlosen länderübergreifenden Zahlungen innerhalb Europas, das den Standard für dieses Verfahrens festlegt. Im SEPA Standard sind Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen möglich. Die ingenious Software schafft eine Schnittstelle für den Austausch von SEPA-Überweisungen und SEPA-Firmenlastschriften mit Bankprogrammen bzw. dem Online-Banking.

Für die Nutzung des SEPA Exports sind zunächst die Firmen eigenen Finanzdaten und die allgemeine Konfiguration in den Programmeinstellungen einzutragen (s. Finanzdaten). Außerdem werden die Zahlungsdaten der Kunden bzw. Lieferanten benötigt, die in den Kontaktdetails einzutragen sind (s. Finanzdaten und Einordnung). Wurden in den Kontaktdetails noch keine Angaben gemacht, so können die IBAN und BIC auch bei der Anlage des SEPA Datensatzes eingefügt und in die Kontaktdetails übernommen werden.

 

SEPA-Überweisungen

Bei Verwendung des SEPA Exports für SEPA-Überweisungen wird für jede Eingangsrechnung, die im Modul Belegeingang erfasst wird und der die konfigurierte SEPA-Zahlart zugewiesen wurde, eine Überweisung angelegt. In der Detailansicht des Belegs erscheint mit Auswahl der Zahlart der Button , über den ein vorausgefülltes Überweisungsformular geöffnet wird. Dort sind bereits die eigenen Kontodaten aus den Programmeinstellungen und die des Lieferanten aus den Kontaktdetails geladen. Außerdem werden der Belegtext entsprechend der hinterlegten Platzhalter gebildet und der Termin entsprechend der Fälligkeiten gesetzt. Fehlen einzelne Details, können diese manuell ergänzt werden. Werden hier erstmalig die Kontodaten des Lieferanten erfasst, so können diese beim Schließen der Überweisung in die Kontaktdetails übernommen werden.

 

SEPA-Überweisung zu einem Eingangsbeleg

 

SEPA-Firmenlastschrift

Erteilt ein Kunde ein Mandat für SEPA-Firmenlastschriften, so können diese Lastschriften von ingenious aus den Rechnungsdaten generiert werden. Voraussetzung ist die Hinterlegung der Kontodaten und der Mandatsreferenz in den Kontaktdetails. Die Mandatsreferenz ist eine eindeutige Nummer unter der die Lastschrift neben weiteren Details, z.B. der Rechnungsnummer eindeutig identifiziert werden kann. Die Mandatsreferenz kann von ingenious über einen eigenen Zähler automatisch vergeben werden oder sie wird manuell eingetragen.

Bei Auswahl der entsprechenden Zahlart in den Kontaktdetails werden in der Icon Leiste weitere Buttons mit den folgenden Funktionen zur Verfügung gestellt:

 

	Öffnet die Vorschau bzw. Eingabemaske eines Lastschriftformulars
	Druckt den Mandatsvordruck / die Einzugsermächtigung bei Neuabschluss
	Lädt ein gescanntes Mandat / die unterschriebene Einzugsermächtigung vom Computer in die Dateianlagen
	Zeigt ein in den Dateianlagen gespeichertes Mandat an.

 

Eingabemaske einer Firmen-Lastschrift

 

In einem Projektdokument (Rechnung oder Auftragsbestätigung) steht bei Auswahl der zugewiesenen Zahlart ebenfalls die Voransicht der Lastschrift im typischen Vordruck zur Verfügung. Hier können Details ergänzt oder korrigiert werden.

 

Voransicht einer Lastschrift im Projektdokument

 

Eventuelle Skonti werden innerhalb der Fristen automatisch abgezogen.

 

Übersicht der Offenen SEPA-Datensätze

Das Modul SEPA-Export gibt einen Überblick über alle offenen SEPA-Datensätze aus den Ausgangs- und Eingangsbelegen, die noch nicht exportiert wurden.

In einer Listenansicht werden entsprechend der gesetzten Filter die SEPA-Lastschriften und SEPA-Überweisungen angezeigt.

 

Listenansicht der offenen SEPA-Zahlungen

 

Mit Klick auf einen Zeileneintrag erscheint eine Vorschau der Überweisung oder Lastschrift. Zahlungen gleicher Lieferanten bzw. Kunden können zu jeweils einer Zahlung zusammengefasst werden. Dafür wird ein Häkchen in einer der betroffenen Zeile in der zweiten Spalte „Z“ (=Zusammenfassen) gesetzt.

 

Sammel-Lastschrift eines Kunden

 

Die SEPA Datensätze können über die Icon Leiste wie folgt bearbeitet werden:

 

	Lädt alle offenen SEPA-Zahlungen entsprechend der gesetzten Filter
	Schränkt die Anzeige auf die markierten Datensätze ein.
	Löscht den markierten SEPA-Datensatz
	Speichert die Änderungen der SEPA Zahlung
	Schließt das Modul
	Druckt die Listenansicht der angezeigten / markierten SEPA-Zahlungen bzw. erstellt eine Vorschau der Listenansicht (Auswahl über das kleine Dreieck unterhalb des Buttons, über das auch weitere individuelle Druckberichte aufgerufen werden können)
	Exportiert die Listenansicht der angezeigten / markierten SEPA-Zahlungen nach Microsoft Excel
	Exportiert die SEPA-Zahlungen im neusten Standard (über das kleine Dreieck unterhalb des Buttons können vorherige Formate ausgewählt werden). Die Export-Datei(en) wird / werden in dem Ordner gespeichert, der in den Programmeinstellungen voreingestellt wurde.