Eingangsbelege, die in elektronischer Form vorliegen (ZUGFeRD EN16931 Format) können in einen Datensatz des Belegeingangs eingelesen werden.

 

Konfiguration

Die folgenden Einstellungen sind für den Belegimport vorzunehmen:

 

In den Programmeinstellungen / Auswahllisten

Eine E-Rechnung enthält diverse Daten in Form von genormten Codes, z.B. Codes für Artikeleinheiten.

Diese Daten werden in der ingenious Software als individuelle Auswahllisten gepflegt.

Damit in der XML Vorschau der E-Rechnung Benutzer-lesbare Werte angezeigt werden, wurde in die Tabellen eine Spalte Export-Mapping hinzugefügt.

 

Produktkatalog / Preis Per Einheit EK:

Es wurde ein Mapping hinzugefügt, welches die vorhandenen Einheiten zu ausgewählten Codes gemäß den UN-ECE-Empfehlungen (Nr. 20) mappt.

Den in der Auswahlliste gespeicherten Einheiten muss jeweils ein gültiger Code zugeordnet werden.

Dies sind:

 

Code	Name DE	Name EN
H87	Stück	piece
XPP	Stück	piece
NAR	Anzahl an Artikeln	number of articles
EA	je	each
C62	Eins	one
PR	Paar	pair
SET	Set	set
T3	Tausend Stück	thousand piece
KMT	Kilometer	kilometre
KMK	Quadratkilometer	square kilometre
H20	Kubikkilometer	cubic kilometre
MTR	Meter	metre
MTK	Quatratmeter	square metre
MTQ	Kubikmeter	cubic metre
CMT	Zentimeter	centimetre
CMK	Quadratzentimeter	square centimetre
CMQ	Kubikzentimeter	cubic centimetre
MMT	Millimeter	millimetre
MMK	Quadratmillimeter	square millimetre
MMQ	Kubikmillimeter	cubic millimetre
FOT	Fuß	foot
FTK	Quadratfuß	square foot
FTQ	Kubikfuß	cubic foot
INH	Zoll	inch
INK	Quadratzoll	square inch
INQ	Kubikzoll	cubic inch
KGM	Kilogramm	kilogram
GRM	Gramm	gram
MGM	Milligramm	milligram
LTR	Liter	litre
MLT	Milliliter	mililitre
ANN	Jahr	year
MON	Monat	month
WEE	Woche	week
DAY	Tag	day
HUR	Stunde	hour
MIN	Minute	minute [unit of time]
SEC	Sekunde	second [unit of time]
E48	Serviceeinheit	service unit
E49	Arbeitstag	working day

 

Mapping der Artikel Einheiten

 

Kontakte / Zahlart:

Es wurde ein Mapping hinzugefügt, welches die vorhandenen Zahlarten zu ausgewählten Codes der Codeliste 4461 (Payment means code) des United Trade Data Interchange Directory (UNTDID) mappt.

Den in der Auswahlliste gespeicherten Zahlarten muss jeweils ein gültiger Code zugeordnet werden.

Dies sind:

Code	Name DE	Name EN
10	Bar	In cash
20	Scheck	Cheque
30	Überweisung (Nicht SEPA)	Credit transfer (non-SEPA)
31	Lastschrift (Nicht SEPA)	Debit transfer (non-SEPA)
42	Auszahlung auf Bankkonto	Payment to bank account
48	Bankkarte	Bank card (Use for all payment cards)
49	Lastschrift	Direct debit
50	Zahlung per Postgiro	Payment by postgiro
54	Kreditkarte	Credit card
55	Debitkarte	Debit card
58	SEPA-Überweisung	SEPA credit transfer
59	SEPA-Lastschrift	SEPA direct debit

 

Mapping der Zahlarten

 

Pflege der Kontaktdatensätze

Belege werden über die Kundennummer automatisch einem Lieferanten zugeordnet.

Für die korrekte Zuordnung muss die Kundennummer für die einzelnen Lieferanten gepflegt sein.

Wird beim Einlesen des Belegs kein passender Lieferant gefunden, so kann dieser manuell über das Feld Lieferant in der Sidebar gesucht werden.

Aus dem verknüpften Lieferant werden die gespeicherten Adressdaten und Zahlungskonditionen geladen.

Diese sind mit den Daten der XML-Vorschau abzugleichen und ggf. anzupassen.

 

Einlesen von digitalen Belegen

Das Einlesen eines digitalen Belegs geschieht wahlweise über den Button  „Dateianlage hinzufügen“ oder der Beleg wird per drag&drop in den Bereich Dateianlagen gezogen.

 

Die Felder der Sidebar werden automatisch mit den auslesbaren Werten der E-Rechnung befüllt.

ZUGFeRD-Rechnungen werden in der PDF-Ansicht geöffnet, XRechnungen starten mit der XML-Vorschau.

Die XML-Vorschau zeigt zur einfacheren Rechnungsprüfung den gesamten Inhalt der E-Rechnung in einer vom Benutzer lesbaren Form an.

Auch für die ZUGFeRD-Rechnung sollte die Rechnungsprüfung anhand der XML-Vorschau erfolgen, da nur diese Werte maßgeblich sind.

Zusätzlich kann über den Button  „Ansicht wechseln“ zur Ansicht des Original-Inhalts der XML gewechselt werden.

 

XML Vorschau einer eingelesenen E-Rechnung

 

Die einzelnen Ansichten:

XML-Vorschau	Wenn vorhanden werden die Daten der XML-Datei in tabellarischer Form angezeigt. Hierbei werden die wichtigsten Daten in eine besser verständliche Form gebracht. Alle anderen Daten werden im Abschnitt „Ungebundene Felder“ aufgeführt. Hierbei wird in Spalte 1 die Knotenbezeichnung und in Spalte 2 der Inhalt des Knotens ausgegeben.
PDF	Wenn vorhanden wird die PDF-Datei der Originaldokumente in der Vorschau angezeigt. Hinweis: Ein PDF wird von dem genutzten Plugin „eingelesen“ und nicht einfach angezeigt. Dadurch kann es zu abweichenden Formatierungsdarstellungen kommen, z.B. bei speziellen Schriften.
XML	Wenn vorhanden werden die Rohdaten der XML-Datei in Textform angezeigt.

 

Kennzeichnen der Original-Rechnung

Da in den Dateianlagen zusätzliche Dokumente gespeichert sein können, ist die E-Rechnung über die entsprechende Checkbox als „Original“ zu kennzeichnen.

Die erste XML (oder PDF mit intergrierter XML), die in die Dateianlagen eingefügt wird, wird automatisch als „Original“ markiert.

Nur die als Original gekennzeichneten Dokumente werden in der Vorschau angezeigt.

Zusätzliche Dokumente können per Doppelklick in der für das Dateiformat zugewiesenen Standard-App des Rechners geöffnet werden.

 

Hinweise:

Die aktuelle ingenious Version berücksichtigt das ZUGFeRD EN16931 Format.

In dieser Detailtiefe werden Zahlungsbedingungen hauptsächlich als Text übergeben.

Insbesondere Skontofristen können nicht verlässlich eingelesen werden.

 

 

Der Import der digitalen Rechnungen wird sukzessive um das Extended-Format und das XRechnungs-Format ergänzt.