In den Allgemeinen Belegdaten werden alle direkten Daten des Eingangsbelegs rechts in der Sidebar erfasst.

Ein Beleg kann per drag&drop in den Bereich „Dateianlagen“ gezogen oder über den Button eingelesen werden.

Wenn die Rechnung in digitaler Form (ZUGFeRD) vorliegt, werden die Kopfdaten, Summen und Zahlungsfristen automatisch in die Beleg-Felder übernommen.

Da in den Dateianlagen zusätzliche Dokumente gespeichert sein können, ist die E-Rechnung über die entsprechende Checkbox als „Original“ zu kennzeichnen. Die erste XML (oder PDF mit intergrierter XML), die in die Dateianlagen eingefügt wird, wird automatisch als „Original“ markiert.

Die XML Vorschau zeigt die XML Rechnung in einer für den Benutzer lesbaren Form an. Damit können auch Details, die nicht importiert werden (z.B. die Positionen des Belegs), geprüft werden.

 

Allgemeine Daten eines Eingangsbelegs

 

Die folgenden Belegdaten werden erfasst:

 

Im Block Allgemein

Eingangsnummer	geschütztes Eingabefeld	Die Eingangsnummer ist eine interne Belegnummer, die die Ablage und das Wiederauffinden von Belegen vereinfacht. Ist der entsprechende Zähler in den Programmeinstellungen aktiviert, wird die Eingangsnummer automatisch fortlaufend vergeben.
Belegnummer	einfaches Eingabefeld	Die Belegnummer ist die externe Nummer des Eingangsbeleges, also die Belegnummer des Lieferanten
Belegdatum	Datumsfeld mit Kalender Pop-up	Das Belegdatum ist das auf dem Eingangsbeleg gedruckte Rechnungsdatum
Leistungsdatum	Datumsfeld mit Kalender Pop-up	Das Leistungsdatum ist das Datum der erbrachten Leistung, z.B. das Datum der Lieferung.
Buchungsdatum	Datumsfeld mit Kalender Pop-up	Das Buchungsdatum ist ein internes Datum, das gesetzt werden kann, wenn der Beleg in der Buchhaltung erfasst wurde.
Kategorie	Auswahlliste	Über die Kategoorie können die Belege individuell gruppiert werden. Damit können die Belege z.B. verschiedenen Kostenstellen zugeordnet werden. Die möglichen Werte der Kategorien können in den Programmeinstellungen/Auswahllisten selbst definiert werden.
Notizen	einfaches Eingabefeld	In den Notizen zu einem Beleg können verschiedene informative Details und Hinweise eingetragen werden.

 

Im Block Lieferantenadresse

Lieferant	geschütztes Eingabefeld / Button	Im Feld Lieferant wird der Matchcode des Rechnungsstellers eingetragen oder über das Jokerzeichen * gesucht. Über den Button hinter dem Eingabefeld kann die Kontakte-Detailansicht des zugewiesenen Lieferanten aufgerufen werden. Nur Kontakte vom Typ „Lieferant“ können in Eingangsbelegen zugewiesen werden.	Aus einer E-Rechnung wird die ID des Lieferanten ausgelesen und mit der in ingenious gespeicherten Kundennummer abgeglichen. Wird genau ein passender Lieferant gefunden, so wird der Beleg diesem zugeordnet.
Anschrift	gesperrtes Eingabefeld	Das Anschriftenfeld ist informativ und enthält die Adressdaten des zugewiesenen Lieferanten.	Es wird die in ingenious gespeicherte Anschrift des Lieferanten angezeigt.

 

Im Block Rechnungsbeträge

In den Netto-Feldern werden die einzelnen Nettosummen der Eingangsrechnung erfasst, getrennt nach den einzelnen Steuersätzen. In den Brutto-Feldern und MwSt.-Feldern werden basierend auf den Steuersätzen ausgehend von den Nettobeträgen die Brutto-Beträge und Mehrwertsteuer-Beträge ausgewiesen. Alternativ können auch die Brutto-Beträge eingegeben werden. Dann werden Mehrwertsteuer und Netto zurückgerechnet.

Netto ohne MwSt.	einfaches Eingabefeld	Eingabe des Nettogesamtbetrags der Rechnung, der ohne Mehrwertsteuer berechnet wurde.
Netto halbe MwSt.	einfaches Eingabefeld	Eingabe des Nettogesamtbetrags der Rechnung, der mit halber Mehrwertsteuer berechnet wurde.
Netto volle MwSt.	einfaches Eingabefeld	Eingabe des Nettogesamtbetrags der Rechnung, der mit voller Mehrwertsteuer berechnet wurde.
Summe Netto	gesperrtes Eingabefeld	Berechnung der Nettosumme aus den Beträgen mit unterschiedlicher Mehrwertsteuer
Brutto ohne MwSt.	einfaches Eingabefeld	Berechnung des Bruttogesamtbetrags der Rechnung, der ohne Mehrwertsteuer berechnet wurde. Alternativ kann hier auch die Bruttosumme eingegeben werden. Dann wird entsprechend der Nettobetrag zurückgerechnet.
Brutto halbe MwSt.	einfaches Eingabefeld	Berechnung des Bruttogesamtbetrags der Rechnung, der mit halber Mehrwertsteuer berechnet wurde. Alternativ kann hier auch die Bruttosumme eingegeben werden. Dann wird entsprechend der Nettobetrag zurückgerechnet.
Brutto volle MwSt.	einfaches Eingabefeld	Berechnung des Bruttogesamtbetrags der Rechnung, der mit voller Mehrwertsteuer berechnet wurde. Alternativ kann hier auch die Bruttosumme eingegeben werden. Dann wird entsprechend der Nettobetrag zurückgerechnet.
Summe Brutto	gesperrtes Eingabefeld	Berechnung der Bruttosumme aus den Beträgen mit unterschiedlicher Mehrwertsteuer
halbe MwSt.	gesperrtes Eingabefeld	Berechnung des Mehrwertsteuerbetrages der Rechnung, der mit halber Mehrwertsteuer berechnet wurde.
volle MwSt.	gesperrtes Eingabefeld	Berechnung des Mehrwertsteuerbetrages der Rechnung, der mit voller Mehrwertsteuer berechnet wurde.
Summe MwSt.	gesperrtes Eingabefeld	Berechnung der Summe der Mehrwertsteuerbeträge
MwSt. Satz % [halb]	geschütztes Eingabefeld	Der halbe Mehrwertsteuersatz wird aus den Programmeinstellungen übernommen. Für ausländische Rechnungen kann der Satz je Beleg angepasst werden. Das Feld ist änderbar, nachdem doppelt auf die Feldbezeichnung geklickt wurde.
MwSt. Satz % [voll]	geschütztes Eingabefeld	Der volle Mehrwertsteuersatz wird aus den Programmeinstellungen übernommen. Für ausländische Rechnungen kann der Satz je Beleg angepasst werden. Das Feld ist änderbar, nachdem doppelt auf die Feldbezeichnung geklickt wurde.

 

Im Block Fristen

Datum Skonto	Datumsfeld mit Kalender Pop-up	Eingabe des Datums, bis wann die Belegsumme abzüglich Skonto bezahlt werden kann. Wurde beim Lieferanten in den Kontakt-Details die Skontofrist hinterlegt, so wird die Fälligkeit ausgehend vom Belegdatum automatisch für den Eingangsbeleg ermittelt. Die Fälligkeit kann für jeden Beleg abweichend angepasst werden.
Datum Ziel	Datumsfeld mit Kalender Pop-up	Eingabe des Datums, bis wann die Belegsumme ohne Skonto bezahlt werden soll. Wurde beim Lieferanten in den Kontakt-Details die Nettofrist hinterlegt, so wird die Fälligkeit ausgehend vom Belegdatum automatisch für den Eingangsbeleg ermittelt. Die Fälligkeit kann für jeden Beleg abweichend angepasst werden.

 

Im Block Zahlung

Skontosatz %	einfaches Eingabefeld	Der Skontosatz wird aus den gespeicherten Kontaktdetails des Lieferanten übernommen oder kann abweichend direkt eingetragen werden
Summe nach Sk.	gesperrtes Eingabefeld	Ausgehend vom Skontosatz wird der Wert für Summe nach Skonto automatisch berechnet.
Abs- Betrag Sk.	einfaches Eingabefeld	Ausgehend vom Skontosatz wird der Wert für Absoluter Betrag Skonto automatisch berechnet. Alternativ kann auch ein absoluter Skonto-Betrag eingegeben werden, dann wird der Skontosatz automatisch ermittelt.
Zahlart	Auswahlliste	Über die Auswahlliste zur Zahlart wird ausgewählt, wie der Beleg bezahlt wird/wurde. Die in der Liste verfügbaren Werte werden in den Programmeinstellungen / Auswahllisten frei definiert.
Zahlung	gesperrtes Eingabefeld	Im Feld Zahlung erscheint die Summe aller im separaten Bereich Zahlungen eingegeben (Teil-)Zahlungen. Stimmen die Summe nach Skonto und der Zahlbetrag überein, wird der Beleg ab sofort in der Listenansicht grün = vollständig bezahlt dargestellt.
Offene Summe	gesperrtes Eingabefeld	Das Feld Offene Summe zeigt den Wert, der sich aus der Summe nach Skonto abzüglich getätigter Zahlungen ergibt.
Datum Zahlung	gesperrtes Eingabefeld	In dem Feld Datum Zahlung ist das Datum der letzten Zahlung zu diesem Beleg eingetragen.
SEPA Export am	gesperrtes Eingabefeld	Wurde der Beleg über SEPA exportiert, ist hier das Export-Datum ersichtlich.
SEPA exportiert	Checkbox	Mit dem SEPA-Export wird automatisch der Haken in der Checkbox gesetzt. Das Datum kann auch manuell gesetzt oder wieder entfernt werden (z. B. wenn der Export fehlgeschlagen ist und wiederholt werden soll).
Abgeschlossen	Checkbox	Über die Checkbox Abgeschlossen kann ein Beleg als erledigt gekennzeichnet werden.