Der E-Mail PDF Rechnungsversand wurde um digitale Rechnungen (ZUGFeRD EN16931 Format) erweitert.

Konfiguration

Die folgenden Einstellungen sind für den Versand von digitalen Rechnungen vorzunehmen:

In den Programmeinstellungen / Reiter Allgemein

Für die korrekte Datenübergabe an die XML-Datei wurde die Eingabemaske der allgemeinen Firmendaten um neue Felder erweitert.

Bisher wurden die eigenen Addressdaten vollständig in ein Addressfeld eingetragen und hauptsächlich für die Übergabe an Texttemplates verwendet.

Digitale Rechnungen benötigen diese Daten allerdings in aufgeteilter Form.

Die folgenden einzelnen Addressfelder wurden in den Programmeinstellungen hinzugefügt:

Allgemeine Programmeinstellungen

In den Programmeinstellungen / Auswahllisten

Eine E-Rechnung enthält diverse Daten in Form von genormten Codes, z.B. ISO-Ländercodes und Codes für Artikeleinheiten.

Diese Daten werden in der ingenious Software als individuelle Auswahllisten gepflegt.

Damit in der E-Rechnung die korrekten Codes übergeben werden, wurde in die Tabellen eine Spalte Export-Mapping hinzugefügt.

Für Kontakte / Land sind bisher entweder die Landesbezeichnungen oder schon die ISO-Ländercodes hinterlegt oder weitere abweichende Formen.

Die bisherigen Werte können weiterhin beibehalten werden, jedoch sind den einzelnen Ländern die ISO-Ländercodes zuzuordnen.

Sind bereits ISO-Ländercodes hinterlegt, müssen diese nicht extra gemappt werden.

Maping der Länder Codes

Produktkatalog / Preis Per Einheit VK:

Ähnlich wie bei den Ländercodes wurde ebenfalls ein Mapping hinzugefügt, welches die vorhandenen Einheiten zu ausgewählten Codes gemäß den UN-ECE-Empfehlungen (Nr. 20) mappt.

Den in der Auswahlliste gespeicherten Einheiten muss jeweils ein gültiger Code zugeordnet werden.

Dies sind:

Mapping der Einheiten

Kontakte / Zahlart:

Es wurde ein Mapping hinzugefügt, welches die vorhandenen Zahlarten zu ausgewählten Codes der Codeliste 4461 (Payment means code) des United Trade Data Interchange Directory (UNTDID) mappt.

Den in der Auswahlliste gespeicherten Zahlarten muss jeweils ein gültiger Code zugeordnet werden.

Dies sind:

Mapping der Zahlarten

 In den Programmeinstellungen / Reiter Projekte / Abschnitt Rechnungen

Einstellungen ausgehende E-Rechnungen

Anpassen der Kontaktdatensätze

Wünscht ein Rechnungsempfänger ein abweichendes Format als den in den Programmeinstellungen konfigurierten Standard, so kann für diesen Kontakt in den Finanzdaten ein anderes Format hinterlegt werden.

Mögliche Auswahl:

• PDF einfach (einfaches PDF ohne XML – keine E-Rechnung)
• ZUGFeRD (PDF mit integrierter XML)
• XRechnung (XML)

Rechnungsformat je Kontakt

Absenden von digitalen Rechnungen

Der Versand einer Rechnung kann aus der Detailansicht oder aus der Listenansicht über den Button „Als PDF senden“ bzw. „Als PDF senden und anhängen“ gestartet werden.

Die Rechnung wird im gewählten Format an die E-Mail angehangen.

Werden in einem Unternehmen Rechnungen automatisiert per Scheduler-Skript versandt, so ist dieses Skript ggf. anzupassen.

Unsere Entwickler unterstützen Sie dabei.

Übergabe von individuellen Daten

Die XML-Dateien der digitalen Rechnungen werden mit den Daten vordefinierter Felder gefüllt.

Nicht alle Unternehmen nutzen die gleichen ingenious Felder für die Darstellung auf den Rechnungen.

Insbesondere Positionstexte werden auf den Dokumenten oft aus unterschiedlichen Quellen und Bausteinen gebildet.

Um auch die E-Rechnung individuell gestalten zu können, wurde das Skript DigitalInvoiceBeforeExport geschaffen, mit dem die einzelnen Knoten der XML abweichend befüllt werden können.

Die Auswahl des XML-Knotens erfolgt über den Knotenbezeichner.

Als else Bedingung muss immer der defaultvalue zurückgegeben werden.

public override string DigitalInvoiceBeforeExport(DataRow row, string nodepath, string defaultvalue)
{
    if (fieldname == “Name“)
    {
        return “Max Mustermann“;
    }
    else if (fieldname == “Chargeamount“)
    {
        return row[“sales_price“].ToString();
}
    else
    {
        return defaultvalue;
    }
}

Im Skript können alle Knoten des ZUGFeRD EN16931-Formats angesprochen werden.

Es ist jedoch nicht vorgesehen, zusätzliche Knoten per Skript hinzuzufügen, z.B. beliebig viele IncludedNote Knoten.

Für die IncludedNote auf Dokumentenebene wird ein Knoten mit den „REG“-Daten des Unternehmens gefüllt, der nicht überschrieben werden sollte.

Für individuelle Bemerkungen wurde ein zweiter IncludedNote Knoten hinzugefügt, der beliebig gefüllt werden kann.

Die Dokumentation der Knoten und zugewiesenen ingenious-Felder kann bei Ingenious angefordert werden.

Hinweise:

Die aktuelle ingenious Version berücksichtigt das ZUGFeRD EN16931 Format.

In dieser Detailtiefe werden

• Zahlungsbedingungen hauptsächlich als Text übergeben
  Insbesondere Skontofristen können nicht eindeutig exportiert werden
• Sammelrechnungen nicht unterstützt
  Die E-Rechnungen können nicht sauber gegliedert werden (keine Überschriften, keine Zwischensummen, keine verschiedenen Angaben zum Liefer-/Leistungsdatum).

Zu den jeweiligen Zahlarten müssen auch entsprechend die Kontodaten des Unternehmens (s. Programmeinstellungen / Finanzdaten) und bei Lastschrift die Kontodaten des Kunden (s. Kontaktdetails / Finanzdaten) hinterlegt sein.

Generell muss die Rechnung auf Vollständigkeit geprüft werden. Unvollständige Rechnungen können vom Empfänger abgelehnt werden (z.B. fehlende Pflichtangaben, unvolständige Anschrift, etc.).

Die Erstellung von digitalen Rechnungen wird sukzessive um das Extended-Format und das XRechnungs-Format ergänzt.