Die Neuanlage eines Projekts startet mit dem Button  der Projekte Listen- oder Detailansicht. Im erscheinenden Dialog wird u.a. ausgewählt, welcher Projekttyp angelegt und welchem Kunden das Projekt zugeordnet werden soll.

Wurde die Projektanlage aus der Detailansicht initiiert oder aus einer Projekte Listenansicht, die nach einem Kunden gefiltert war (z.B. wenn die Projektliste aus einem Kontakt heraus über „Projekte zeigen“ geöffnet wurde), dann ist bereits dieser Kunde im Anlage-Dialog vorbelegt.

 

Dialog zur Anlage eines neuen Projekts

 

Im Einzelnen werden die folgenden Details abgefragt:

 

Dokument	Zur Auswahl stehen all die Projekttypen, die in den Programmeinstellungen unter Projekte/Mahnung -> Projektdokumente angelegt wurden. I.d.R. sind das mindestens Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein und Gutschrift. Ein üblicher Workflow startet mit einem Angebot, aus dem heraus die weiteren Projekttypen generiert werden. Vgl. Ein bestehendes Projekt weiterschalten Auch alle anderen Projektstati können direkt angelegt werden, z.B. wenn ein Kunde „mal eben“ vorbeikommt und Lagerware mitnimmt. Dann wird einfach eine Rechnung erstellt, die keine weiteren Stati benötigt.
Kunde	Im Feld Kunde ist der Matchcode des Kontakts einzutragen, für den das Projekt angelegt werden soll. Mit Eingabe der ersten Buchstaben startet die Type-Ahead-Suche und es werden alle Kontakte vom Typ Kunde aufgelistet, die mit diesen Buchstaben beginnen. So kann der Matchcode aus der Liste ausgewählt werden, auch wenn nur Teile davon bekannt sind. Ist der Matchcode komplett unbekannt und/oder soll der Kunde über Filter aus der Datenbank gesucht werden, dann kann über das Jokerzeichen „*“ die Kontakteliste geöffnet werden. Per Doppelklick wird dann der gewünschte Kunde eingefügt. Alternativ kann die Kundennummer zur Suche des Kontakts eingegeben werden. Gibt es genau einen Kunden mit der eingegebenen Kundennummer, so wird dieser direkt eingesetzt. Werden mehrere Kunden mit der Kundennummer gefunden, so wird die Kontakteliste mit dem Suchergebnis geöffnet, und der gewünschte Kunde kann per Doppelklick übernommen werden.
Kommission	Im Feld Kommission kann eine Kurzbezeichnung für das Projekt eingegeben werden.
Sonderpreise benutzen	Für Kunden können Sonderpreise in den Kontaktdaten hinterlegt werden, die im Projekt berücksichtigt werden, wenn die Checkbox aktiviert wird. Wird das Häkchen entfernt, so wird im Projekt mit den Listenpreisen kalkuliert.

 

Nach dem Bestätigen des Projektanlage-Dialogs mit OK wird das Projektdokument generiert und geöffnet.

 

Das Dokument wird in einer What-You-See-Is-What-You-Get Ansicht geöffnet. Sie sehen direkt die Druckvorschau, auf der Sie arbeiten können.

 

Projektdokument in der WYSIWYG Ansicht

 

Jede Änderung an projektrelevanten Feldern, an einer Projektposition oder an den Summen etc. ist direkt sichtbar. Fast alle allgemeinen Projektfelder können in der Sidebar rechts geändert werden oder, sofern die Felder als Platzhalter auf dem Dokument platziert sind, auch direkt auf dem Dokument.

Sollen alle Änderungen auf dem Dokument durchgeführt werden, so empfiehlt sich die Navigation zwischen den Feldern per Tabulator-Taste.

Hinweis: Nur Änderungen in Feldern werden in der Datenbank gespeichert. Werden dagegen Texte außerhalb der Felder an beliebiger Stelle im Dokument eingefügt, so gehen diese mit dem Neuaufbau (Refresh) des Dokuments wieder verloren. Das willkürliche Schreiben auf dem Dokument kann auch systemseitig unterbunden werden durch die Einstellung „Freie Texteingabe in Projekten“ -> „nicht möglich“. Vgl. Programmeinstellungen / Projekte und Mahnung

Auch einzelne Felder können vor Änderungen geschützt werden oder sind es bereits systemseitig. Dazu erhalten die Platzhalter in der Textbausteinverwaltung die Eigenschaft „Texteingabe gesperrt“. Vgl. Textbausteine / Projektvorlagen

 

Nach dem Setzen aller allgemeinen Projektdaten und -texte werden die für das Projekt relevanten Positionen eingefügt. Dies geschieht über die Buttons in der Icon-Leiste oder die bekannten Shortcuts. Vgl. Projekte / Allgemeine Projektdaten

 

Mittels Überschriften, Freitexte, Zwischensummen und Rabatte lassen sich Projektdokumente übersichtlich gliedern und Projektpositionen logisch gruppieren.

Beim Einfügen der Artikel kann auf den in ingenious gespeicherten Produktkatalog zurückgegriffen werden. Unter anderem über den Shortcut Strg + A wird ein kleines Suchfenster geöffnet, über das mittels Type Ahead Suche im Katalog mit dem Matchcode des einzusetzenden Artikels gesucht wird.

 

Type Ahead Artikelsuche im Projektdokument

 

Einfache Artikel werden in das Dokument direkt eingesetzt. Für so genannte Stücklisten öffnet ein Konfigurator, über den die gewünschten Mengen, Maße und Optionen ausgewählt bzw. gesetzt werden.

 

Produktkonfigurator im Projektdokument

 

Sollen mehrere gleichartige Produkte in ein Projekt eingefügt werden, so empfiehlt es sich, die Funktion Multiposition zu verwenden. Mittels Strg + M und Suche wird zunächst ein Artikel aus dem Produktkatalog geladen, der anschließend in einer separaten Tabelle konfiguriert wird. Dies gilt gleichermaßen für einfache Artikel, die z.B. in unterschiedlichen Längen benötigt werden und für Stücklistenartikel, für die neben den Abmessungen weitere Optionen unterschiedlich ausfallen können, z.B. die Bedienseite bei Rolläden (je nach Programmierung der Stückliste).

Einmal in der Basis konfiguriert, erfolgt das Aufmaß in einer minimalistischen Tabelle, in die hintereinanderweg die Mengen und Abmessungen (+ ggf. weitere Optionen) eingegeben werden können. Eventuelle Stücklisten-Hinweise oder -Fehler werden bereits hier geprüft und angezeigt.

 

Aufmaßeingabe einer Multiposition

 

Auch im Dokument wird noch einmal auf eventuelle Konfigurationsfehler hingewiesen.

 

Ein kleines Achtungs-Symbol  auf dem Dokument markiert eine Positionszeile, die einen Hinweis enthält. Ein Verbotsschild  zeigt an, dass die Position fehlerhaft ist.

 

Meldungen zu fehlerhaften Positionen im Projekt

 

Wird die fehlerhafte Projektposition ausgewählt – durch Anklicken oder per Navigation mit den Tab-Tasten, so erscheint unterhalb des Dokuments die dazugehörige Hinweis- bzw. Fehlermeldung. Die Hinweistexte werden genau wie die Symbole nicht mitgedruckt.

 

Hinweismeldung zu einem Stücklistenfehler

 

Positionen neu anordnen

Neue Projektpositionen werden immer unterhalb einer markierten Position eingefügt oder, wenn der Cursor an beliebiger Stelle im Dokument aber außerhalb der Positionstabelle steht, in der letzten Zeile, nach allen anderen Positionen. Sollte einmal z.B. durch nachträgliches Einfügen von Artikel-Positionen oder erklärenden Text-Positionen die Reihenfolge nicht dem Gewollten entsprechen, so können die Positionen auch leicht umsortiert werden.

Über den Button  in der Symbolleiste oder über die Funktionstaste F5 wird ein Pop-up geöffnet, in dem die Positionen per Drag&Drop beliebig neu angeordnet werden können. Mit OK wird die neue Reihenfolge bestätigt, mit Abbrechen wird sie verworfen.

 

Projekt-Positionen neu ordnen

 

Projekt-Dokument per EMail versenden

Ein fertig erstelltes Projektdokument kann als PDF-Anhang einer Email über den Button  direkt an den Kunden gesandt werden.

Je nach Konfiguration in den Programmeinstellungen wird die Email mit vordefinierten Texten per SMTP oder über MAPI versandt.

Ist das entsprechende Häkchen in den Programmeinstellungen gesetzt, wird zusätzlich ein Fenster geöffnet, in dem Texte bearbeitet und Empfänger hinzugefügt werden können.

Außerdem kann eine weitere Dateianlage aus der Ordnerstruktur des Computers hinzugefügt werden.

Das PDF des Projektdokuments wird mit der im Projekt ausgewählten Projektvorlage wie in der Projektvorschau gesehen erstellt.

Abweichend davon kann im Email-Senden-Fenster eine andere Projektvorlage ausgewählt werden.

 

Email-Senden-Fenster im Projekt

 

Hinweis:

Das Formular für das Senden der E-Mail kann per Skript angepasst, z.B. erweitert werden.

Wenn Programm-seitig Änderungen an dem Formular erfolgen, können gegebenenfalls die im Skript gesetzten Formulargrößen nicht mehr passen.

Sollten einzelne Elemente auf dem Formular fehlen, so kontaktieren Sie bitte den ingenious Support.