Allgemeine Bestellungsdaten

In den allgemeinen Bestellungsdaten wird das Bestelldokument in einer editierbaren Druckvorschau angezeigt. Entsprechend der Konfiguration der Druckvorlage sind hier die Kontaktdaten des Lieferanten, interne Informationen, z.B. Bearbeiter, allgemeine bestellrelevante Daten, z.B. Bestellnummer, etc. aufgeführt.

Gleichfalls erfolgt hier die Erfassung der Bestellpositionen.

Allgemeine Bestellungsdaten / Druckvorschau

Die folgenden Funktionen stehen zur Verfügung:

Position einfügen – Mit Klick auf den Button startet die Type-Ahead-Suche im Artikelkatalog.
Über das kleine Dreieck des Buttons können weitere Optionen ausgewählt werden (oder über das entsprechende Tastaturkürzel). Positionen werden immer unterhalb der markierten Position eingesetzt bzw. an letzter Stelle, wenn keine Position ausgewählt ist.

Direktfaktur Stück	Strg + 1	Eine Direktfaktur-Stück-Position ist eine individuelle Position, die nicht als Artikel im ingenious Produktkatalog hinterlegt ist. Texte und Preise werden direkt hier in der Bestellposition eingegeben. Die Preis-Berechnung erfolgt nach Stück.
Direktfaktur Länge	Strg + 2	Eine Direktfaktur-Längen-Position ist eine individuelle Position, die nicht als Artikel im ingenious Produktkatalog hinterlegt ist. Texte und Preise werden direkt hier in der Bestellposition eingegeben. Die Preis-Berechnung erfolgt nach Metern.
Diretfaktur Fläche	Strg + 3	Eine Direktfaktur-Längen-Position ist eine individuelle Position, die nicht als Artikel im ingenious Produktkatalog hinterlegt ist. Texte und Preise werden direkt hier in der Bestellposition eingegeben. Die Preis-Berechnung erfolgt nach Quadratmetern.
Artikel	Strg + A	Zum Einsetzen eines gespeicherten Artikels aus dem Produktkatalog. Es wird ein Type-Ahead-Suchfeld geöffnet, über das der Matchcode oder die Artikelnummer des Artikels eingegeben wird. Mit Eingabe eines * wird der Produktkatalog geöffnet, und der gewünschte Artikel kann aus der Liste ausgewählt werden. In der Auswahl sind nur Artikel mit der Eigenschaft „Bestellartikel“ verfügbar und nur die Artikel, für die der Lieferant, für den die Bestellung angelegt wird, als Lieferant beim Artikel eingetragen ist.
Multiposition	Strg + M	Zum Einsetzen mehrerer Positionen eines gespeicherten Artikels aus dem Produktkatalog mit unterschiedlichen Varianten/in unterschiedlichen Abmessungen. Es wird ein Type-Ahead-Suchfeld geöffnet, über das der Matchcode oder die Artikelnummer des Artikels eingegeben wird. Mit Eingabe eines * wird der Produktkatalog geöffnet, und der gewünschte Artikel kann aus der Liste ausgewählt werden. Nach Konfiguration des Artikels werden in einer separaten Tabelle die Abmessungen und Varianten der einzelnen Positionen erfasst.
Text	Strg + T	Einsetzen einer Textposition
Überschrift	Strg + H	Einfügen einer Überschrift

(Strg + D) Löscht die markierte(n) Position(en).

(F7) Öffnet bei Stücklistenpositionen den Produktkonfigurator zur Änderung der gewählten Parameter.

(F8) Rekalkuliert die markierte(n) Position(en), wenn diese z.B. im Text und/oder Preis manuell geändert wurden, oder wenn zwischenzeitlich Änderungen an einem Artikel vorgenommen wurden, z.B. Text- oder Preisänderungen eines einfachen Artikels oder veränderte Varianten einer Stückliste.

(F6) Kopiert die markierte Position und fügt sie unterhalb dieser in die Bestellung ein. Handelt es sich bei der Position um eine Stücklistenposition, wird gleichzeitig der Produktkonfigurator zur Änderung der Parameter geöffnet.

Zur Neuanordnung der Positionen. Über ein sich öffnendes Fenster können die Positionen per Drag&Drop neu angeordnet werden.

Verknüpft eine Projektposition mit einem Eingangsbeleg. Damit kann z.B. später schnell ermittelt werden, für welchen Kunden / welches Projekt die Lieferung war.

Zur Aktualisierung des Dokuments. Wurden versehentlich allgemeine Texte und Formatierungen der Vorlage geändert, kann das Template neu geladen werden. (Änderungen an Positionen werden gespeichert.)

Speichert das aktuelle Dokument als PDF und hängt es als Dateianlage an.

A) Druckt das Bestelldokument auf einem im darauf folgenden Dialog auswählbaren Drucker. Über das kleine Dreieck unterhalb des Buttons kann das Dokument auch gedruckt und gleichzeitig gespeichert und es können eigene Druckberichte (z.B. Aufmaßblätter) angelegt und gestartet werden. (Variante A oder B wird in den Programmeinstellungen/Projekte konfiguriert)

B) Druckt das Bestelldokument auf einem im darauf folgenden Dialog auswählbaren Drucker und speichert es gleichzeitig als PDF Dateianlage. Über das kleine Dreieck unterhalb des Buttons kann das Dokument auch nur gedruckt und es können eigene Druckberichte (z.B. Aufmaßblätter) angelegt und gestartet werden. (Variante A oder B wird in den Programmeinstellungen/Projekte konfiguriert)

A) Versendet das Projektdokument an den Kunden. Der Versand erfolgt über MAPI (Microsoft Outlook) oder SMTP entsprechend der Konfiguration in den Programmeinstellungen. Die Empfänger EMail Adresse wird aus der Projektadresse übernommen. Über das kleine Dreieck unterhalb des Buttons kann das Dokument auch versendet und gleichzeitig gespeichert werden. (Variante A oder B wird in den Programmeinstellungen/Projekte konfiguriert)

B) Versendet das Bestelldokument an den Kunden und speichert es gleichzeitig als PDF Dateianlage. Der Versand erfolgt über MAPI (Microsoft Outlook) oder SMTP entsprechend der Konfiguration in den Programmeinstellungen. Die Empfänger EMail Adresse wird aus der Projektadresse übernommen. Über das kleine Dreieck unterhalb des Buttons kann das Dokument auch nur versendet werden. (Variante A oder B wird in den Programmeinstellungen/Projekte konfiguriert)

(*)

Diverse Funktionen zum Formatieren des Dokuments (s. Textbausteinverwaltung)

Auf der rechten Seite, in der so genannten Sidebar sind alle allgemeinen Informationen in einer Liste zusammengefasst. Der Inhalt der Liste wechselt entsprechend der Cursor-Position im Dokument.

Ist keine Bestell-Position ausgewählt, werden die Daten der gesamten Bestellung angezeigt. Dies sind:

im Block Allgemein

Bezeichnung	geschütztes Eingabefeld	Bezeichnung des Projekt-Dokuments, entsprechend der Vorgabe in den Programmeinstellungen
Nummer	geschütztes Eingabefeld	Dokumentennummer, die entsprechend der in den Programmeinstellungen gesetzten Zählerdefinition vergeben wird
Kommission	einfaches Eingabefeld	Individuelle Kommissionsbezeichnung, bzw. Kommissionsnummer bei aktiviertem Kommissionsnummerzähler (Programmeinstellungen)
Bestellung vom	Datumsfeld	Eingabefeld bzw. Kalender-Tool zum Setzen des Dokumentdatums, automatisch wird das aktuelle Datum der Erstellung der Bestellung eingesetzt.
Wunschlieferdatum	Datumsfeld	Eingabefeld bzw. Kaledner-Tool zum Setzen eines Wunschlieferdatums. Das Wunschlieferdatum kann über einen Platzhalter auf der Bestellung gedruckt werden. Außerdem wird es zur Bestimmung der Fälligkeit einer Lieferung zur farblichen Markierung in der Bestellungen-Liste herangezogen.
Bestätigter Liefertermin	Datumsfeld	Eingabefeld bzw. Kalender-Tool zum Setzen des vom Lieferanten bestätigten Liefertermins (= intern Datum 2)
Kontakt	geschütztes Eingabefeld	Matchcode des der Bestellung zugewiesenen Kontakts. Per Doppelklick auf die Feldbezeichnung und Eingabe des Matchcodes kann ein anderer Kontakt eingesetzt werden. Über den kleinen Button neben dem Matchcode kann zu der Kontaktdetailansicht gewechselt werden.
Projektvorlage	Geschützte Auswahlliste	Name der Druckvorlage, die in den Programmeinstellungen dem Projekttyp standardmäßig zugewiesen ist. Per Doppelklick auf die Feldbezeichnung kann eine andere Druckvorlage ausgewählt werden.
Bearbeiter	Auswahlliste	In dieses Feld wird automatisch der Name des angemeldeten Bearbeiters eingesetzt. Über die Auswahlliste kann ein anderer Bearbeiter gewählt werden.
Zahlungsart	Auswahlliste	Auswahl der Zahlart z.B. zum Druck auf der Bestellung; Die Optionen der Auswahlliste können über die Programmeinstellungen angepasst werden.
Lieferbedingungen	Auswahlliste	Auswahl der Lieferbedingungen z.B. zum Druck auf der Bestellung; Die Optionen der Auswahlliste können über die Programmeinstellungen angepasst werden.
Lieferstatus	Auswahlliste	Auswahl des Lieferstatus zur Kennzeichnung in der Listenansicht; Die einzelnen Stati sind fest vorgegeben.
Projekttext	einfaches Eingabefeld	Der Projekttext ist ein vom Projekttyp abhängiger Text, der am Kontakt definiert wird und entsprechend an das Bestelldokument übertragen wird.
Notizen	einfaches Eingabefeld	In den Notizen können interne Kommentare zur Bestellung gespeichert werden.

Im Block Adressen

Adresse	geschütztes Eingabefeld / Auswahlliste	Über die Zuordnung eines Lieferanten zur Bestellung werden seine Kontaktadressen in das Dokument eingesetzt. Über die Auswahlliste kann zwischen den einzelnen Standardadressen gewechselt werden: Kundenadresse, Rechnungsadresse, Lieferadresse, Zusatzadresse 1, Zusatzadresse 2 Die Standardadressen können mit anderen beim Kontakt hinterlegten Adressen überschrieben werden, indem auf die Feldbezeichnung doppelt geklickt und eine beim Kontakt gespeicherte Adresse ausgewählt wird.
Name (bzw. Einzelfelder)	einfache(s) Eingabefeld(er)	Name des zugewiesenen Kontakts (bzw. Einzelfelder Vorname, Nachname, Firma, Firma2)
Straße	einfaches Eingabefeld	Straße des zugewiesenen Kontakts
PLZ	einfaches Eingabefeld	PLZ des zugewiesenen Kontakts
Ort	einfaches Eingabefeld	Ort des zugewiesenen Kontakts
Land	einfaches Eingabefeld	Land des zugewiesenen Kontakts
Ansprechpartner	einfaches Eingabefeld	Ansprechpartner des zugewiesenen Kontakts
Telefonnr.	einfaches Eingabefeld	Telefonnummer des zugewiesenen Kontakts
E-Mail	einfaches Eingabefeld	E-Mail Adresse des zugewiesenen Kontakts

Im Block Beträge

Einkaufspreis	geschütztes Feld	Summe der hinterlegten Einkaufspreise aller Positionen
Verkaufspreis	geschütztes Eingabefeld	Summe der hinterlegten Netto-Verkaufspreise aller Positionen

Im Block Status

Lagergebucht	Checkbox	Wird der Haken in dieser Checkbox gesetzt, werden alle enthalten Artikel, für die in den Artikel-Parametern die automatische Lagerführung aktiviert wurde, in den bestellten/gelieferten Mengen ins Lager eingebucht. Der Bestand wird entsprechend erhöht. Gleichzeitig wird der Lieferstatus der Bestellung automatisch auf „Vollständig geliefert“ gesetzt.
Abgeschlossen	Checkbox	Sollen keine Änderungen mehr an der Bestellung vorgenommen werden, wird sie abgeschlossen. Die Eingabe ist dann gesperrt.
Archiviert	Checkbox	Ist eine Bestellung erledigt, kann sie als archiviert gekennzeichnet werden, um sie z.B. über entsprechende Filter in Listen auszuschließen.

Im Block Positionen

Steht der Cursor im Dokument auf einer Bestell-Position, werden zusätzliche, die Position betreffende Daten angezeigt. Der Umfang der Anzeige richtet sich nach dem Positionstyp (z.B. für Überschriften werden keine Preise angezeigt). Die folgenden Felder können eingeblendet werden:

Positionstyp	geschütztes Feld	Der Positionstyp richtet sich nach der eingefügten Position.
Auto. Nummer	Checkbox	Ist die Checkbox aktiv, werden alle Positionen automatisch nummeriert.
Pos.Nr.	einfaches Eingabefeld	Ist keine automatische Nummerierung aktiviert, kann hier eine individuelle Positionsnummer vergeben werden.
Matchcode	geschütztes Feld	Matchcode des aus dem Artikelkatalog eingesetzten Artikels
Bestellnummer	geschütztes Feld	Bestellnummer des aus dem Artikelkatalog eingesetzten Artikels
Menge	einfaches Eingabefeld	Menge des Artikels
Abmessung + Einzelfelder		Abmessungen des Artikels bei Längen- und Flächenartikeln. Per Klick auf das kleine Dreieck vor der Feldbezeichnung werden die editierbaren Einzelfelder eingeblendet.
Einheitspreis	einfaches Eingabefeld	Einheitspreis des Artikels (z.B. 1,00 € pro Meter). Wird der Einheitspreis geändert, werden die anderen Preise der Position entsprechend rekalkuliert.
Stückpreis	einfaches Eingabefeld	Stückpreis des Artikels (z.B. 2,00 € für 1 Stück à 2 Meter). Wird der Stückpreis geändert, werden die anderen Preise der Position entsprechend rekalkuliert.
Nettopreis	einfaches Eingabefeld	Nettogesamtpreis der Position (z.B. 6,00 € für 3 Stück à 2 Meter). Wird der Nettopreis geändert, werden die anderen Preise der Position entsprechend rekalkuliert.

Die Reihenfolge der Blöcke lässt sich über die Sidebar-Einstellungen in den Programmeinstellungen / Auswahllisten anpassen.