Angebote, Aufträge und Rechnungen

Über das Menü kann der Außendienstmitarbeiter zu den Listen aller Angebote, Aufträge und Rechnungen navigieren.

Dort kann er alle Projektdokumente einsehen, nach einzelnen suchen und ggf. bearbeiten.

 

Angebotsliste im Außendienst WEB Modul

 

Dem Mitarbeiter können die folgenden Funktionen zur Verfügung gestellt werden:

 

• Ein neues Angebot anlegen
• Ein Angebot zu einem Auftrag weiterschalten
• Ein Angebot abschließen
• Ein Angebot löschen
• Berichte drucken

 

Aufträge und Rechnungen können im WEB i.d.R. nur zur Ansicht geöffnet werden.

 

Aus der Listenansicht wird per Klick auf einen Eintrag zu dessen Detailansicht gewechselt.

Die Detailansicht ist für eine bessere Übersicht in 5 Bereiche gegliedert. Die einzelnen Formulare können über Reiterkarten geöffnet werden.

 

Die allgemeinen Projektdaten geben einen Überblick über die Projektadressen, die aus dem referenzierten Kontakt geladen wurden und enthalten unter anderem das Datum, sowie einen vom Bearbeiter auszufüllenden Projektnamen (=Kommission) und einen Betreff zur freien Eingabe.

 

Allgemeine Projektdaten

 

In den Projektpositionen eines Angebots werden alle Positionen erfasst, wie

• die Produkte des Unternehmens
• Einzelartikel
• Direktfakturartikel
• Texte
• Überschriften
• Summen
• Rabatte

Vorhandene Positionen können bearbeitet, kopiert, umsortiert oder gelöscht werden.

 

Positionstabelle eines Angebots

 

Einzelartikel werden über eine Artikel-Suchseite mit Filtermöglichkeiten ausgewählt.

Artikelsuche im WEB Außendienstmodul

 

Für die Produkte des Unternehmens können Stücklisten/Produktkonfiguratoren eingebunden werden.

Über die Konfiguratoren werden die gewünschten Optionen ausgewählt und das Produkt kalkuliert.

Schon während der Auswahl stellen Logiken sicher, dass nur technisch machbare Kombinationen bestellt werden können.

Fehler oder Hinweise werden dem Benutzer direkt nach jeder Validierung angezeigt.

 

Produktkonfigurator eines Rollladens im WEB

 

Sollen mehrere Positionen eines gleichen Artikels aber mit unterschiedlichen Abmessungen und ggf. in verschiedenen Varianten erfasst werden, so empfiehlt sich die Nutzung der Multiposition.

Nach der Konfiguration der Basisvariante werden in einem separaten Formular die individuellen Werte erfasst.

 

Erfassung der Aufmaßdaten einer Multiposition

 

Nach dem Fertigstellen des Angebots kann es über den entsprechenden Button in ein PDF zur weiteren Verwendung / Verteilung gedruckt werden.

 

PDF Druck eines Angebots

 

Das erstellte PDF kann zur Nachverfolgbarkeit als Dateianlage am Angebot / Projekt gespeichert werden.

Gibt es zu einem Projekt weitere erklärende Dokumente, z. B. eine Handskizze vom Aufmaß, ein Fax mit der Anfrage des Kunden, ein Foto der Einbausituation etc., dann sollten diese Dokumente ebenfalls als Dateianlagen im Projekt gesammelt werden.

 

 

Über den Mail-Editor im Reiter „E-Mail versenden“ kann der Außendienstmitarbeiter das Angebot direkt als Anhang einer EMail versenden.

Hier ist bereits die EMail-Adresse des verknüpften Kunden eingesetzt, sofern sie beim Kontakt gespeichert ist.

Der Bearbeiter kann die Email zusätzlich an weitere Empfänger versenden und einen Nachrichtentext eingeben.

Er kann außerdem das Angebot als Anhang hinzufügen.

 

Mail-Editor im Außendienst WEB

 

Im Reiter „Termine“ kann der Außendienstmitarbeiter Termine speziell zu diesem Projektdokument einsehen, anlegen und bearbeiten.

 

Termine zu einem Angebot