Außendienstzugriff

ingenious stellt ein Web-Portal zur Verfügung mit Hilfe dessen die Außendienstmitarbeiter Zugriff auf die Kundendaten haben und Angebote und Aufträge einsehen und anlegen können.

Die Oberfläche des Web-Portals ist über HTML frei anpassbar. Der Aufruf für das Außendienstmodul lautet URL:Port/WEB/. In der erscheinenden Startseite können beliebige allgemeine Inhalte eingefügt werden. Die von ingenious bereitgestellten Module sind über das Menü erreichbar.

 

Das Außendienst Web-Portal ist kennwortgeschützt. Die Mitarbeiter müssen als Benutzer in der ingenious Datenbank angelegt sein und verwenden sowohl lokal als auch im Web dieselben Zugangsdaten. Sind die Web-Templates entsprechend aufbereitet, so greifen im Web die gleichen Benutzerrechte wie lokal.

Im Einzelnen stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

 

Kontakte Listenansicht

Über die Kontakteliste können gezielt Kunden gesucht und bearbeitet werden.

 

Kontakteliste im Außendienst WEB Portal
Kontakteliste im Außendienst WEB Portal

 

Über die entsprechenden Buttons je Tabellenzeile kann für den jeweiligen Kunden ein Angebot angelegt oder der Kontaktdatensatz gelöscht werden. Ein neuer Kontakt wird über den Button „Kontakt anlegen“ hinzugefügt.

 

Kontakte Detailansicht

In der Kontakte Detailansicht kann der Außendienstmitarbeiter die allgemeinen Kontaktdaten des ausgewählten Kunden einsehen und bearbeiten, z.B. Notizen hinzufügen oder den Ansprechpartner ändern.

 

Allgemeine Kontaktdaten
Allgemeine Kontaktdaten

 

Über Reiter können für den Kontakt weitere Details geöffnet werden.

So kann der Außendienstmitarbeiter die für den Kunden hinterlegten Dateianlagen öffnen und ggf. herunterladen oder auch löschen, wenn Daten nicht mehr aktuell sind.

 

Dateianlagen eines Kontakts
Dateianlagen eines Kontakts

 

Über den Tab Sonderpreise können die kundenindividuellen Preise und Rabatte eingesehen und bearbeitet werden. So ist der Außendienstmitarbeiter seinem Kunden immer auskunftsfähig, ohne spezielle Listen mitnehmen zu müssen.

 

Sonderpreise eines Kunden
Sonderpreise eines Kunden

 

In den Notizen werden alle Notizen des Kontakts angezeigt, äquivalent zu den Dokumenten und Notizen in der lokalen Kontakte Detailansicht.

 

Notizen zu einem Kunden
Notizen zu einem Kunden

 

In den Zusatzadressen werden die zusätzlichen Anschriften wie Rechnungs- und oder Lieferanschrift aufgelistet und gepflegt.

 

Zusatzadressen eines Kunden
Zusatzadressen eines Kunden

 

Details einer Zusatzadresse
Details einer Zusatzadresse

 

 

Angebote und Aufträge

Über das Hauptmenü kann der Außendienstmitarbeiter zu den Listen aller Angebote und aller Aufträge navigieren. Dort kann er alle Projektdokumente einsehen, nach einzelnen suchen und ggf. bearbeiten.

 

Angebotsliste im Außendienst WEB Modul
Angebotsliste im Außendienst WEB Modul

 

Dem Mitarbeiter können die folgenden Funktionen zur Verfügung gestellt werden:

  • Ein neues Angebot anlegen
  • Ein Angebot zu einem Auftrag weiterschalten
  • Ein Angebot abschließen
  • oder ein Angebot löschen

 

Ein bestehendes Projektdokument kann per Doppelklick geöffnet werden.

Die Detailansicht ist für eine bessere Übersicht in 4 Bereiche gegliedert. Die einzelnen Formulare können über Reiterkarten geöffnet werden.

 

Allgemeine Projektdaten
Allgemeine Projektdaten

 

 

Die allgemeinen Projektdaten geben einen Überblick über die Projektadressen, die aus dem referenzierten Kontakt geladen wurden und enthalten das Datum, sowie einen vom Bearbeiter auszufüllenden Projektnamen (=Kommission) und einen Betreff zur freien Eingabe.

 

In den Projektpoitionen werden alle Angebotspositionen erfasst, wie Artikel, Freitexte, Rabatte etc.

 

Leere Positionstabelle
Leere Positionstabelle

 

Im Artikel-Menü sind idealerweise die Matchcodes der Hauptprodukte des Unternehmens hinterlegt, die über Produktkonfiguratoren einem Angebot hinzugefügt werden. Für wenig genutzte (Einzel-)Artikel steht eine Artikelsuche zur Verfügung.

Innerhalb der Produktkonfiguratoren stellen Logiken sicher, dass nur echnisch machbare Kombinationen bestellt werden können. Fehler oder Hinweise werden dem Benutzer direkt nach jeder Validierung angezeigt.

 

Produktkonfiguration mit Hinweismeldung
Produktkonfiguration mit Hinweismeldung

 

Sollen mehrere Positionen eines gleichen Artikels aber mit unterschiedlichen Abmessungen und ggf. in verschiedenen Varianten erfasst werden, so empfiehlt sich die Nutzung der Multiposition. Nach Konfiguration der Basisvariante werden in einem separaten Formular die individuellen Werte erfasst.

 

Basiskonfiguration einer Multiposition
Basiskonfiguration einer Multiposition

 

Erfassung der Aufmaßdaten einer Multiposition
Erfassung der Aufmaßdaten einer Multiposition

 

Nach dem Fertigstellen des Angebots kann es über den entsprechenden Button in ein PDF zur weiteren Verwendung / Verteilung gedruckt werden.

 

Projektpositionen in einem Angebot
Projektpositionen in einem Angebot

 

Alternativ kann der Aufendienstmitarbeiter das Angebot direkt als Anhang einer EMail versenden. Dazu öffnet er den Mail-Editor über den Reiter „E-Mail versenden“.

 

Mail-Editor im Außendienst WEB
Mail-Editor im Außendienst WEB

 

Im Mail-Editor ist bereits die EMail-Adresse des verknüpften Kunden eingesetzt, sofern sie beim Kontakt gespeichert ist. Der Bearbeiter kann die Email zusätzlich an weitere Empfänger versenden und einen Nachrichtentext eingeben. Er kann außerdem das Angebot als Anhang hinzufügen.

 

Gibt es zu einem Projekt weitere erklärende Dokumente, z.B. eine Handskizze vom Aufmaß, ein Fax mit der Anfrage des Kunden, ein Foto der Einbausituation etc., dann sollten diese Dokumente als Dateianlagen im Projekt gesammelt werden. Diese kann der Außendienstmitarbeiter über den Reiter „Dateianlagen“ hinzufügen.

 

Web Formular Dateianlagen
Web Formular Dateianlagen

 

Reklamationen

Über den Web-Zugriff können Reklamationen zu beauftragten, gelieferten und berechneten Projektpositionen eingeleitet und bearbeitet werden.

 

Eine Reklamation wird über das Ursprungsdokument, z.B. eine Auftragsbestätigung gestartet.

Die zu reklamierende(n) Position(en) wird/werden markiert und der Button „Reklamation“ wird gedrückt.

 

Reklamation einer Auftragsposition
Reklamation einer Auftragsposition

 

Es wird ein neues Reklamationsdokument angelegt, das die aus dem Auftrag übernommenen Daten und die reklamierte Position enthält.

Im zusätzlichen Tab „Reklamation“ können die Details zur Reklamation erfasst und gespeichert werden.

 

Reklamationsdetails
Reklamationsdetails

 

Über den Punkt Reklamationen des Hauptmenüs kann eine Listenansicht aller Reklamationen angezeigt werden.

 

Reklamationen Listenansicht
Reklamationen Listenansicht

 

Im Ursprungsdokument werden reklamierte Position über ein entsprechendes Icon hinter der Positionsnummer gekennzeichnet.

 

Gekennzeichnete reklamierte Position
Gekennzeichnete reklamierte Position

 

Der Aufbau und der Inhalt der Web-Ansichten können individuell gestaltet werden.

Neben den Standardfeldern können weitere individuelle und/oder Benutzer-Felder eingeblendet werden.

 

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